T|Rainer|Willmanns - Korrespondenztrainer

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Abteilungstexte

Branchentexte

 

Geschäftsführung

  • Mitarbeiterinformation
  • Umstrukturierung
  • Quartalsberichte

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Aufsichtsrat

  • Sitzungsdokumente
  • Krisenmanagement
  • Strategiepapiere

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Sekretariat/Assistenz

  • Tageskorrespondenz
  • Einladungsschreiben
  • Richtigstellungen

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ÖA / PR

  • Veröffentlichungen
  • Anzeigenschaltungen
  • Newsletter

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Marketing

  • Claim- und Profiletexte
  • PKW/LKW-Beschrift.
  • Flyer, Broschüren

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Vertrieb

  • Akquisitionskorresp.
  • Werbeschreiben
  • Angebotswesen

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Service

  • Reklamationsbehandl.
  • Schulungsunterlagen
  • Supportantworten

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PE / Aus- / Fortbildung

  • Stellenausschreibungen
  • Bewerberkorrespond.
  • Einladungen

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Recht

  • Stellungnahmen
  • Verträge
  • Patente

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Buchhaltung

  • Lastenaufstellungen
  • Rechnungen
  • Mahnungen

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Einkauf

  • Angebotseinholungen
  • Lieferantenbindungen
  • Beauftragungen

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F&E

  • Produktkataloge
  • Anleitungen
  • Anträge

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Geschäftsführung

Korrespondenz von der Geschäftsleitung wird für das Innen- und Außenverhältnis erstellt. Texte haben eine besondere Vorbildfunktion. Das Vorwort in der Mitarbeiterzeitschrift, die Einladung an Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten sowie die textliche Präsenz in den Medien geben Zeugnis über den Geist Ihres Unternehmens. Es gilt daher, klar, zukunftsweisend und freundlich anzukommen. Selbst Umstrukturierungsmaßnahmen und Quartalsberichte bedürfen einer textlich brillanten Aufbereitung - auch in PowerPoint. Das LZT-Wissen hilft Ihnen dabei in der Umsetzung. Guntram Worner, GF, ist begeistert: „Nachdem mir das Potenzial der von Willmanns entwickelten Korrespondenztechnik für mein ganzes Unternehmen klar wurde, lag es auf der Hand, die Mitarbeiter insgesamt in dieses strategisch zu nutzende Instrument einweisen zu lassen. Die Effekte sind vielseitig: Die Mitarbeiter sind anhaltend hoch motiviert, mein Unternehmen erhält sozusagen nebenbei ein positives Image, die Korrespondenzen sind ein Aushängeschild mit schlichtweg angenehmer Wirkung“.

Aufsichtsrat

Sitzungen haben ihre eigenen textlichen Regeln und Anforderungen. Deswegen werden TOP-Listen, Ablauf- und Gesprächsprotokolle, Zahlenwerke, Ist-Analysen und Zielsetzungen, strategische Ausarbeitungen und Personalentscheidungen auf höchster Ebene fixiert. Hier den richtigen Ton auch schon in den verwendeten Präsentationsmedien zu treffen, ist wichtig. Denn in einer entspannten Atmosphäre lässt sich vieles leichter diskutieren.

Sekretariat / Assistenz

Das Sekretariat ist die kommunikative Zentrale im Unternehmen. Zum Tagesgeschäft gehört Korrespondenz aller Art: Glückwünsche, Kondolenzschreiben, Einladungen, Klarstellungen, Abkommen und Verträge, Behördenschreiben, Betriebsratsstatements, PR-Kontakte, Lieferantendokumente, Gerichtsgutachten, Teilnehmerlisten, PowerPoint-Unterlagen und viele Dinge mehr. Die DIN 5008 gehört zum Handwerkszeug. Die „neue“ Rechtschreibung und gutes Grammatikwissen sind ein Novum. Auch die Inhalte des LZT-Regelwerkes lassen sich direkt ins Tagesgeschäft integrieren und liefern einen weiteren Wissensfundus für Ihre Korrespondenz.

Öffentlichkeitsarbeit / Public Relations

Für die Medien sind gelieferte Kaltinterviews von hohem Interesse, da sie dem Redakteur viel Zeit sparen. Hier zu wissen, worauf man achten muss, wird im LZT-Workshop erarbeitet. Einladungen zur Pressekonferenz (PK), eine klare Pressemitteilung (PM) oder vorbereitete Texte des Krisenmanagements bedienen sich einer speziellen Terminologie, mit der Sie sich in der Wirtschaft positionieren. Auch die Anzeigenschaltung birgt zahlreiche Möglichkeiten, nach außen hin noch mehr, noch positiver aufzufallen. Intern bieten Ihnen die Mitgliederzeitschrift und die Kundenzeitschrift optimale Voraussetzungen anhand grafischer und textlicher Gestaltung Präsenz zu zeigen.

Marketing

Die vier Marketing-Ps wiederum haben ihre eigenen textlichen Gesetzmäßigkeiten in der Umsetzung. Selbst für banale einfache Türschilder, Schaufenster und Fahrzeugbeschriftungen gibt es wissenschaftliche Empfehlungen. Die Webseitengestaltung, Broschüren, Flyer, Ausarbeitungen technischer Redakteure und jede Form von Textpräsenz (Briefpapier, Logo, Claim, Profile) enthalten Anforderungen wie den goldenen Schnitt etc. Mehr noch: Zu den Aktionen gehört immer auch der dazugehörende Workflow, denn nur in dieser Kombination von Text und Arbeit gelingen selbst Preisausschreiben und Gewinnspiele.

Vertrieb

Schlechte Korrespondenzen behindern direkt Vertriebserfolge. Wer noch schreibt, dass er sich über eine Beauftragung freuen würde, sollte sich einmal fragen, wer sich denn eigentlich freuen müsste?! Vertriebskorrespondenz gibt häufig ein eher katastrophales Zeugnis schlechtester Kundenkommunikation. Da der Umsatz von den Vertriebsaktivitäten abhängt, sind hier unmittelbar nach einem LZT-Training konkrete Ergebnisverbesserungen zu erwarten. Aber nicht nur die direkten Offertentexte sind von Bedeutung, sondern auch die Beschilderungen in den Verkaufsräumen, die Auslegeware und deren Bezeichnung sowie die Auswahl der Giveaways entscheiden über leichteren oder schwierigeren Verkauf.

Service

Nur guter Service verhindert Kaufreue, selbst, wenn bei der ausgelieferten Ware mal was schief gegangen ist. Wer technischen Support gibt, wird sich wundern, wie er mit einfachsten textlichen Mitteln den geschädigten Hilfesucher wieder freundlicher stimmt. Schulungsunterlagen und Bedienungsanleitungen kommen dank LZT-Know-how angenehm rüber und werden gerne gelesen. Die Leistungsnachweise beim Vor-Ort-Einsatz erhalten eine neue Qualität. Auch Abrechnungen werden für den Kunden nachvollziehbar - und das wirkt vertrauensfördernd.

Personalentwicklung / Aus- und Fortbildung

Im Texttraining gibt es drei erkennbare Qualitätsstufen. Stufe 1: Wer meint, aus dem Bauch heraus gute Texte schreiben zu können, vertritt diesen weit verbreiteten wie irrigen Grundgedanken. Stufe 2 verkörpert das Training der DIN 5008 mit der neuen deutschen Rechtschreibung. Diese Trainings sind höchst notwendig gegen „funktionelles Analphabetentum“. Ein Heer an Korrespondenztrainern tummelt sich hier. Die dritte Stufe verkörpert die Leserzentrierte Textur ®. Denn hier liefern wissenschaftliche Erkenntnisse in einem leicht anwendbaren Regelwerk direkte Hinweise zu einer besten, leserzentrierten Textur.

1. Stufe: Was Sie schreiben ist wichtig. (Bauchgefühl)
2. Stufe: Wie Sie es schreiben ist wichtiger. (Korrespondenztraining)
3. Stufe: Wie es beim anderen ankommt ist entscheidend. (Training der Leserzentrierten Textur ®)

Das LZT-Training besteht aus den folgenden Bausteinen:
2 Tage LZT-Grundlagen (für jeden notwendige Basisschulung)
2 Tage LZT-Aufbaukurs
x Tage LZT-Workshop zur abteilungsbezogenen Textüberarbeitung (intern)
x Tage LZT-Training on the Job mit gezielter Trainerbetreuung
x Tage externe LZT-Überarbeitung Ihrer Unternehmenstexte

Die notwendige Lernzeit beträgt zwei Tage. Denn was in jahrzehntelanger, absenderorientierter Routine antrainiert wurde, muss am ersten Tag erst konsequent hinterfragt werden. Die Teilnehmer berichten stets am Ende des ersten Tages, dass sie wohl nie wieder irgendeinen Text schreiben könnten. Damit ist das Etappenziel erreicht. Am nächsten Morgen, wenn die Neugierde aus wachen Augen blitzt, werden die neu erlernten Fertigkeiten systematisch und immer schneller umgesetzt. Das spüren und benennen die Teilnehmer auch so am Ende des zweiten Trainingstages. Nun erfüllt ein gewisser Stolz die Menschen, an dem neu erlernten und hochwertigen Wissen zu partizipieren.

Personalentwickler fragen oft nach der Nachhaltigkeit der Seminarinhalte. Die Antwort bedarf einer Hintergrundklärung:
Jeder Teilnehmer erhält zum Trainingsbeginn einen kleinen Frosch für den Schreibtisch. Dieser steht symbolisch für den LZT-Leitsatz:
„Frösche, die miauen, fallen auf“. Die Teilnehmer wissen, dass sie mit der neuen Textur auffallen. Da der Frosch stets freundlich neben der Tastatur dreinschaut, ist es ein Leichtes für die Teilnehmer, das Erlernte ständig anzuwenden. Immer wieder erreichen mein Büro Mails von ehemaligen Teilnehmern, die stolz berichten, wenn mal wieder ein besonders schwieriger Text erfolgreich zentriert wurde. Wie sagt Jörg Schweitzer, Manager Technical Support: „Ich unterschreibe keinen Brief mehr, wenn er nicht zentriert vorliegt.“ Wenn also das ganze Unternehmen so denkt und schreibt - was ja das besondere Ziel dieser LZT-Technik ist - dann ist dies immer auch ein Beitrag zur Nachhaltigkeit.

In der Personal- sowie Aus- und Weiterbildung selber fällt aber auch regelmäßig wichtige Korrespondenz an. Stellenausschreibungen, Absagen, Einladungen, Verträge, der Fortbildungskatalog, die Seminarausschreibungen, Teilnehmerlisten, Jackenschilder, Tischschilder und Zertifikate wollen erstellt sein. Sie werden jedes dieser Dokumente künftig aus einem anderen Blickwinkel sehen und garantiert manches ändern.

Schulbücher und Lernunterlagen für die Kinder und Jugendlichen lassen meist den roten Faden für eine notwendige Lernverknüpfung vermissen. Wer als Vater oder Mutter einmal versucht hat, ein Schulbuchkapitel vom Lernzusammenhang zu verstehen, wird sich selber schwer tun. Wie wird es denn da den Kindern erst ergehen.

Recht

Juristische Dokumente verständlicher zu schreiben erhält Auftrieb. Denn ein unleserliches Vertragswerk schreckt ab. Ob und inwieweit solche Texte verändert werden können, bedarf widerum der juristischen Prüfung. Denken Sie aber daran: Auch ein Arbeitsvertrag erhält ein Begleitschreiben, genauso wie eine Kündigung. Und der meist sachfremde Richter benötigt eine ganz andere Art der Falldarbietung, um in Ihrem Sinne entscheiden zu können. LZT machts möglich.

Buchhaltung

Wenn Sie mit dem externen Steuerberater, der Finanzbehörde, den Sozialversicherungsämtern oder mit einem säumigen Kunden korrespondieren, Sie haben es in der Hand, ob Sie einen Positivanker für Ihre Thematik einbringen. Denn Einsprüche und Mahnungen etc. bedeuten für den Empfänger immer erst einmal Mehrarbeit. Per LZT-Technik sind Sie in der Lage, Ihrem Gegenüber auch solche Arbeit schmackhaft zu machen.

Einkauf

„Die Macht der Einkäufer ist groß“ sagt der Volksmund. Doch die Wahrheit ist komplizierter. Denn Lieferanten wollen nicht immer nur Vergleichsangebote zusenden, ohne auch mal einen Auftrag einzuheimsen, Lieferanten wollen sich nicht immer nur im Preis und in den Lieferbedingungen drücken lassen. Wenn der Einkauf und die Lieferanten kommunizierte Partner sind, obliegt der geschäftliche Offertengang einer deutlich besseren Dynamik. Ihre Texte können für ein solch gutes Verhandlungsklima sorgen. Und dann können auch mal schlechte Zeiten kommen...

Forschung & Entwicklung

Wer forscht und entwickelt, wird Anträge mit Begleitschreiben erstellen. Es geht meist um Forschungsgelder. Patente und medizinische Freigaben bedürfen der Bearbeitung von Aktenberge. Produkte benötigen Beipackzettel und Handbücher. Die F&U-Abteilung ist das Sprachrohr in die zukünftige Produktlage zu den Verbrauchern, - also zum Umsatz. Dabei sind Störfälle, Tierversuche und Schadenersatzforderungen nur einige brisante Themen. Gerade in der F&E ist der Einsatz zentrierter Texte ein Novum.

T|Rainer|Willmanns - Korrespondenztrainer
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